Menu Utama
Profil Saya
Memahami istilah asuransi sering kali menjadi poin penting sebelum para pemegang maupun calon pemegang polis membeli sebuah asuransi. Terdapat beberapa istilah yang akan terdengar asing pada awalnya yang harus dipahami.
Dengan memahami istilah-istilah tersebut, sahabat MyProtection dapat membuat keputusan terbaik dan tidak membuat kesalahan ketika berhadapan dengan berbagai produk asuransi yang ada di pasaran.
Untuk membantu para pembaca, artikel ini akan membahas satu per satu berbagai istilah asuransi yang ada beserta penjelasan lengkapnya. Simak selengkapnya!
pexels
Berikut istilah-istilah yang ada dan digunakan di dunia asuransi yang wajib dipahami sebelum kamu membeli polis asuransi!
Polis asuransi merupakan kontrak perjanjian yang terbentuk antara perusahaan asuransi dan pemegang polis. Pada dokumen ini, pihak perusahaan berkomitmen untuk memberikan perlindungan pada pemilik polis berdasarkan risiko dan syarat yang telah disepakati bersama.
Sedangkan sebagai pemilik polis, para konsumen memiliki kewajiban untuk membayar premi yang telah disepakati berdasarkan polis asuransi yang dibuat.
Istilah asuransi selanjutnya, premi yang dapat diartikan sebagai sejumlah uang yang harus dibayarkan oleh pemilik polis kepada pihak perusahaan dalam periode waktu tertentu.
Pembayaran premi sendiri dapat dilakukan dalam 1 periode tertentu secara rutin, baik secara bulanan hingga tahunan berdasarkan kesepakatan yang telah dibuat dan tertulis di dalam polis.
Dengan membayar premi yang telah ditentukan, maka pemegang polis memiliki hak untuk menerima manfaat dan faktor risiko yang diasuransikan berdasarkan kesepakatan yang ada antara pihak penanggung dan tertanggung.
Biaya premi sendiri berbeda-beda untuk setiap orang yang bisa dipengaruhi oleh beberapa faktor, mulai dari usia, riwayat kesehatan, nilai aset, hingga tingkat risiko yang terlibat di dalamnya.
Biaya premi yang lebih tinggi juga pada umumnya berarti bahwa cakupan perlindungan yang dimiliki akan lebih luas serta memiliki limit yang lebih besar, sedangkan premi yang lebih rendah dapat menandakan cakupan yang lebih terbatas.
Tertanggung merupakan istilah asuransi yang digunakan untuk pihak yang menerima perlindungan dan manfaat dari polis asuransi. Pihak tertanggung termasuk ke dalamnya orang-orang yang membeli asuransi untuk diri sendiri hingga anggota keluarga.
Jika terjadi sebuah kejadian yang mengharuskan mengajukan klaim, maka pihak tertanggunglah yang akan menerima manfaat dari polis asuransi tersebut.
Seperti contohnya, ketika sahabat MyProtection membeli asuransi Prima Perlindungan Kesehatan dari MyProtection.id, maka kamu akan menjadi pihak tertanggung dan akan menerima perlindungan kesehatan dan berbagai keunggulan lainnya, seperti:
Manfaat tambahan Saldo Prima yang memberikan penggantian atas pembelian vitamin atau obat-obatan tanpa perlu melakukan perawatan Rawat Inap atau Rawat Jalan
Santunan tunai harian Rawat Inap di Rumah Sakit untuk penjamin pertama oleh BPJS Kesehatan
Pilihan manfaat Rawat Inap dan Rawat Jalan sesuai kebutuhan
Pembayaran klaim secara cashless di lebih dari 1.000 Rumah Sakit di Indonesia
24 jam Contact Center dan Case Monitoring
Layanan eksklusif Personal Medical Assistance
Laporan perhitungan klaim via email
pexels
Istilah asuransi keempat, yaitu manfaat asuransi yang mengarah pada nilai uang yang harus dibayarkan oleh pihak perusahaan asuransi kepada pihak tertanggung maupun ahli waris yang ditunjuk jika suatu saat terjadi peristiwa kehilangan atau kerugian yang diasuransikan.
Seperti contohnya, ketika kamu membeli asuransi jiwa, maka manfaat asuransi akan diberikan kepada ahli waris yang ditunjuk ketika pihak tertanggung meninggal dunia.
Manfaat yang didapat sendiri beragam, dapat berupa sejumlah uang tunai maupun kompensasi lainnya berdasarkan kesepakatan dan ketentuan yang telah disetujui dan ditulis dalam polis asuransi.
Istilah selanjutnya, klaim yang merupakan proses di mana pemegang polis melakukan permintaan pengajuan manfaat asuransi berdasarkan kesepakatan yang telah dibuat dan tertulis di dalam polis.
Proses klaim sendiri hanya dapat dilakukan jika terjadi risiko yang tertulis dan dilindungi oleh polis, mulai dari kecelakaan, sakit, kematian, maupun kerugian lainnya.
Untuk dapat mengajukan sebuah klaim, pemegang polis harus memberikan dokumen pendukung yang sesuai berdasarkan syarat yang telah ditentukan oleh pihak perusahaan asuransi.
Dokumennya dapat mencakup laporan medis, bukti kecelakaan, surat kematian ataupun biaya perbaikan atau penggantian maupun bukti kerugian lainnya, berdasarkan jenis klaim yang diajukan.
Jika klaim yang diajukan berhasil disetujui, perusahaan asuransi akan membayarkan manfaat asuransi berdasarkan polis yang telah disetujui.
Proses klaim juga dapat dibagi ke dalam beberapa langkah, sebagai berikut.
Melaporkan insiden maupun kerugian kepada perusahaan asuransi
Menyediakan dan memberikan dokumen pendukung yang diperlukan, seperti bukti kerugian maupun laporan medis
Menunggu proses tinjauan dan verifikasi klaim yang akan dilakukan oleh perusahaan asuransi
Menerima pembayaran atau manfaat jika klaim yang diajukan disetujui
Underwriting merupakan proses penilaian risiko yang dilakukan oleh pihak perusahaan asuransi sebelum menerima seseorang menjadi pemegang polis asuransi mereka.
Di proses ini, pihak asuransi dapat melakukan penilaian melalui berbagai faktor seperti kondisi kesehatan, usia, pekerjaan, hasil survei objek yang diasuransikan serta berbagai faktor lainnya yang bersangkutan dengan polis.
Hasil dari proses penilaian underwriting ini akan memengaruhi seberapa besar premi yang harus dibayarkan oleh pemegang polis dan berbagai ketentuan lainnya yang ada di dalam polis asuransi.
Proses underwriting ini menjadi tahapan penting untuk memastikan calon pemegang polis sesuai dengan ketentuan risiko yang dapat diterima oleh perusahaan asuransi, sehingga perusahaan mampu melakukan pengelolaan risiko dengan baik dan menjaga stabilitas keuangan.
Masa tunggu merupakan periode waktu tertentu setelah polis asuransi mulai berlaku, di mana pemegang polis tidak dapat melakukan pengajuan klaim walaupun terjadi peristiwa yang telah diasuransikan.
Masa tunggu pada umumnya diterapkan pada jenis asuransi kesehatan maupun penyakit kritis. Tujuan adanya masa tunggu sendiri adalah mencegah klaim yang diajukan atas penyakit maupun kondisi kesehatan yang sudah ada diajukan atas penyakit maupun kondisi yang sudah ada sebelum polis dibeli.
Dengan diberlakukannya masa tunggu, perusahaan asuransi dapat mengurangi risiko pembayaran klaim yang tidak diinginkan serta memastikan bahwa perlindungan yang diberikan merupakan risiko yang baru muncul setelah polis asuransi berlaku.
Istilah asuransi berikutnya, cuti premi yang merupakan sebuah fasilitas yang diberikan oleh perusahaan asuransi kepada pemegang polis untuk menghentikan sementara pembayaran premi di dalam jangka waktu tertentu tanpa menyebabkan polis asuransi berakhir.
Selama masa periode cuti premi, pemegang polis asuransi tidak perlu membayarkan premi, namun dalam periode waktu tersebut pula mereka tidak akan mendapatkan manfaat asuransi yang ada.
Penyediaan fasilitas ini dapat membantu bagi para pemegang polis yang sedang mengalami kesulitan finansial sementara namun tetap ingin menjaga polis asuransi tetap aktif.
Setelah masa cuti premi yang telah disetujui berakhir, maka pemegang polis dapat melanjutkan pembayaran premi rutin kembali seperti biasa dan manfaat asuransi yang telah disepakati akan kembali aktif.
Cuti premi ini banyak diterapkan di asuransi jiwa, yang pembayaran preminya terjadi dalam jangka waktu yang lebih panjang.
Rider merupakan manfaat tambahan yang dapat ditambahkan ke polis asuransi utama dengan membayarkan premi tambahan. Manfaat ini dapat memberikan perlindungan tambahan yang tidak dicakup dalam perlindungan dasar polis.
Contoh rider dalam asuransi kesehatan dapat berupa perlindungan terhadap penyakit kritis, kecelakaan, maupun cacat tetap. Rider ini dapat berguna untuk memperluas cakupan perlindungan yang sesuai dengan kebutuhan pihak tertanggung secara spesifik.
Dengan menambahkan rider pada polis asuransi, pihak tertanggung dapat lebih menyesuaikan polis asuransi berdasarkan kebutuhan dan situasi pribadi yang dimiliki, sehingga perlindungan yang didapat lebih komprehensif.
Uang pertanggungan adalah jumlah uang maksimal yang dapat dibayarkan oleh perusahaan asuransi kepada tertanggung atau ahli warisnya jika terjadi peristiwa yang diasuransikan.
Nilai uang pertanggungan ditentukan saat pembelian polis dan dicantumkan dalam kontrak. Besarnya uang pertanggungan menjadi faktor penting dalam memilih polis karena manfaat yang diterima oleh tertanggung sangat bergantung pada nilai ini.
Pemegang polis harus mempertimbangkan jumlah uang pertanggungan yang cukup untuk memastikan perlindungan finansial yang memadai bagi diri mereka atau ahli waris mereka.
Lapse merupakan pemberhentian polis asuransi yang disebabkan nasabah tidak membayarkan premi asuransi yang telah ditentukan dan telah melewati masa tenggangnya.
Polis dengan status lapse tidak lagi berlaku karena pihak asuransi sudah tidak lagi memiliki kewajiban untuk memberikan perlindungan atas kerugian yang dapat dialami oleh pihak tertanggung.
Dalam dunia asuransi, yang harus diperhatikan adalah tidak semua kerugian yang dialami pemegang polis asuransi akan ditanggung oleh perusahaan asuransi tersebut, dan hal inilah yang dinamakan eksklusi.
Eksklusi dalam asuransi kesehatan dapat terjadi ketika kondisi penyakit maupun beberapa situasi tertentu tidak dicakup di dalam polis asuransi yang telah disepakati, dapat berupa cedera hingga percobaan bunuh diri.
Istilah asuransi berikutnya, yaitu deduksi yang merupakan sejumlah uang yang harus ditanggung dan/ atau dibayarkan oleh pihak pemegang polis sebelum perusahaan asuransi memberikan manfaat klaim yang telah ditentukan.
Tahapan deduksi sendiri pada umumnya dilakukan ketika pihak tertanggung ingin mengajukan klaim asuransi ke pihak perusahaan.
Pembatalan sendiri menyangkut pada pembatalan asuransi yang dapat dilakukan oleh pihak pemegang polis maupun pihak perusahaan asuransi yang dapat dilakukan jika dilengkapi dengan alasan yang jelas.
Pada umumnya, proses pembatalan polis asuransi akan memakan waktu sekitar dua minggu. Di mana, pihak perusahaan asuransi dapat mengembalikan premi asuransi yang sudah dikurangi dengan nilai klaim yang sudah diterima dan biaya pembatalan (jika ada) berdasarkan kesepakatan yang telah dibuat.
Selanjutnya, biaya akuisisi merupakan biaya yang perlu dibayarkan oleh pemegang polis untuk mendapatkan layanan sebagai nasabah asuransi.
Biaya akuisisi juga dapat diartikan sebagai biaya penerbitan polis. Hal-hal yang termasuk dalam biaya akusisi mencakup pembayaran biaya agen serta biaya operasional dari pihak perusahaan asuransi.
Automatic premium loan atau pinjaman premi otomatis merujuk pada kebijakan pengambilan yang dilakukan secara otomatis nilai tunai dari polis asuransi jiwa. Kebijakan ini dilakukan ketika si pemegang polis belum membayar premi yang telah disepakati hingga masa tenggang berakhir.
Contoh pengaplikasiannya, ketika kamu memiliki sebuah polis asuransi jiwa yang mengharuskan kamu membayar premi setiap bulannya sebesar Rp 500.000 setiap bulannya.
Namun, karena menanggung banyak pengeluaran maupun mengalami permasalahan finansial, kamu menunda untuk membayar premi hingga jatuh tempo terlewatkan.
Agar polis tetap berlaku, maka secara otomatis nilai tunai yang sudah ada akan diambil untuk menutup premi yang ada.
pexels
Penyesuaian premi atau premium adjustment merupakan hak yang dimiliki pihak perusahaan asuransi untuk mengubah tarif premi dari pihak tertanggung dengan alasan tertentu.
Seperti contohnya, ketika melakukan pembaruan kontrak asuransi mobil yang sudah berjalan selama setahun maupun ketika masa pertanggungan dari asuransi telah selesai.
Collision coverage merupakan salah satu manfaat asuransi kendaraan yang secara khusus memberikan ganti rugi akibat terjadinya tabrakan.
Adanya manfaat asuransi ini bukan hanya untuk menanggung biaya kerusakan yang dialami kecelakaan, tapi juga dapat menanggung biaya pengobatan pengemudi yang mengalami kecelakaan tersebut.
Endorsement atau pengesahan merupakan istilah asuransi yang digunakan untuk proses pengubahan data yang ada pada polis asuransi.
Perubahan ini sendiri dapat dilakukan oleh kedua belah pihak, baik pemegang polis maupun perusahaan asuransi yang harus disetujui oleh kedua belah pihak.
Terdapat beberapa manfaat dari endorsement ini sendiri, seperti:
Menambah, menghapus, maupun mengubah cakupan perlindungan pada polis asuransi
Memperbarui rincian cakupan pemegang polis
Meningkatkan batas perlindungan yang ada
Menyesuaikan rencana asuransi berdasarkan kebutuhan yang dimiliki
Indemnity merupakan biaya ganti rugi yang harus diberikan pihak perusahaan asuransi kepada pihak tertanggung dengan nilai penggantian yang sama dengan nilai kerugian yang dialami.
Jumlah biaya ganti rugi yang dibayarkan perusahaan asuransi disesuaikan dengan nilai pasar dari kerugian yang dialami tertanggung, dikurangi dengan berbagai risiko lain seperti halnya yang tercatat dalam polis asuransi.
Berikut beberapa prinsip indemnity yang harus diperhatikan, sebagai berikut:
Perusahaan asuransi harus memberikan biaya ganti rugi berdasarkan kesepakatan yang ada di perjanjian polis.
Nilai tanggungan yang harus diberikan sesuai dengan nilai klaim
Ganti rugi diberikan secara transparan
Ganti rugi diberikan sesuai dengan tingkat kerugian yang dialami pihak tertanggung
Istilah asuransi berikutnya, klausul yang berarti tambahan dari polis asuransi yang tertulis di dalam kontrak.
Klausul sering kali ditambahkan untuk memberikan perlindungan tambahan untuk beberapa keadaan. Contohnya pada asuransi kendaraan yang memberikan perlindungan tabrakan atau pencurian.
Klausul ditambahkan untuk memberikan perlindungan atas risiko mulai dari banjir, kebakaran, maupun berbagai bencana alam lainnya.
Nah, itulah pembahasan seputar istilah asuransi yang harus diketahui khususnya bagi para pemilik polis asuransi maupun calon pemilik polis. Dengan memahami istilah-istilah yang ada, maka kamu juga dapat lebih percaya diri ketika berdiskusi ataupun memutuskan untuk membeli polis yang sesuai kebutuhan.
Bagi sahabat MyProtection yang membutuhkan asuransi kesehatan terbaik yang memberikan perlindungan kesehatan yang tepat bagi kamu dan keluarga, Perlindungan Kesehatan Prima dari MyProtection hadir dengan manfaat tambahan Saldo Prima.
Terdapat beberapa keunggulan lainnya yang dimiliki Perlindungan Kesehatan Prima, seperti:
Manfaat tambahan Saldo Prima yang memberikan penggantian atas pembelian vitamin atau obat-obatan tanpa perlu melakukan perawatan Rawat Inap atau Rawat Jalan
Santunan tunai harian Rawat Inap di Rumah Sakit untuk penjamin pertama oleh BPJS Kesehatan
Pilihan Manfaat Rawat Inap dan Rawat Jalan sesuai kebutuhan
Pembayaran klaim secara cashless di lebih dari 1.000 Rumah Sakit di Indonesia
24 jam Contact Center dan Case Monitoring
Layanan eksklusif Personal Medical Assistance
Laporan perhitungan klaim via email
*PT Lippo General Insurance Tbk berizin dan diawasi oleh Otoritas Jasa Keuangan.
Jakarta, 23 Juni 2020 - MyProtection News
Hi, Sahabat MyProtection!
Akhir-akhir ini bersepeda mulai dilirik para pesepeda baru. Terbukti dari jalan-jalan yang mulai dipenuhi pesepeda, khususnya saat akhir pekan. Selain sehat dan mudah digunakan, bersepeda dijadikan ajang berkumpul oleh sebagian besar orang.
Bagi para pesepeda pemula maupun yang sudah lama bersepeda, ada beberapa hal perlu Anda perhatikan. Khususnya bersepeda selama new normal ini!
Beberapa jalanan di ibu kota maupun daerah lainnya sudah mulai menerapkan jalur khusus sepeda. Namun, banyak juga jalanan yang belum memiliki panduan jelas mengenai jalur sepeda. Oleh karena itu, perhatikan alur dan aturan lalu lintas yang ada. Jangan sampai Anda melawan arus lalu lintas, mengayuh sepeda di jalur yang tidak aman, atau berbelok/berputar tanpa melihat keadaan sekitar.
Sebelum mulai gowes sepeda kesayangan, coba cek kesehatan sepeda Anda. Untuk roda, cek apakah ban memiliki cukup udara dan tidak memiliki kebocoran. Lalu, jangan lupa mengecek rem sepeda dan bantalan rem apakah tetap kuat atau sudah mulai melemah.
Komponen lainnya yang perlu diperhatikan adalah rantai sepeda. Segera ganti rantai jika sudah mulai berkarat. Secara umum, Anda juga bisa mengecek apakah sepeda nyaman dikendarai dalam jangka waktu panjang dan berbunyi aneh ketika dikayuh atau tidak.
Tiap daerah memiliki peraturan bersepeda masing-masing. Kenali peraturan yang ada untuk menjaga keamanan dan kenyamanan pengguna jalan. Jangan lupa, saat ini pandemi COVID-19 masih melanda banyak negara termasuk Indonesia. Selalu jaga jarak saat bersepeda, tutup mulut dengan lengan baju atau tisu saat bersin/batuk, kurangi kontak fisik dengan orang lain, dan gunakan hand sanitizer setelah menyentuh barang di tempat umum.
Kegiatan bersepeda paling seru jika dilakukan bersama. Selain bisa menjalin kebersamaan, Anda bisa saling menjaga satu sama lainnya ketika menyusuri kota dengan sepeda. Anda bisa belajar dari pesepeda yang lebih berpengalaman dalam bermanuver di jalanan, khususnya jalan yang belum mempunyai jalur khusus sepeda.
Bagi pesepeda pemula, penting bagi Anda untuk memahami kondisi tubuh serta batas stamina. Jangan memaksakan diri untuk terus mengayuh sepeda terutama jika Anda sudah kelelahan. Semakin sedih Anda mengayuh sepeda, stamina tubuh akan terbentuk dengan sendirinya. Jangan lupa pemanasan untuk mencegah kram otot. Jika Anda merasa kurang fit, demam, pilek atau batuk, sebaiknya urungkan niat Anda untuk bersepeda dan beristirahatlah di rumah.
Berikan kunci pengaman untuk sepeda Anda jika Anda harus meninggalkan sepeda untuk menghindari tindakan pencurian.
Ketika bersepeda, Anda tetap harus menggunakan perlindungan diri yang sesuai seperti helm, pelindung lutut dan siku jika ingin bersepeda ke gunung, jika perlu lengkapi diri dengan asuransi kesehatan untuk berjaga-jaga ya!
Salam,
Sahabat MyProtection
Jakarta, 13 Januari 2020 - MyProtection News
Sebagian dari Anda mungkin pernah mendengar istilah burnout. Dulu, pada tahun 1970-an istilah burnot sering kali dikaitkan dengan gejala yang dialami oleh pengguna obat-obatan terlarang. Namun kini, burnout merupakan istilah psikologis mengacu pada keadaan dimana seseorang “kehabisan bakar bakar”, merasa gagal atau lelah akibat tekanan yang berkelanjutan.
Saat ini, fenomena burnout sudah menyebarluas di kalangan masyarakat. Dilansir dalam The Jakarta Post, sebanyak 595.000 pekerja kantor di UK mengalami burnout. Dan mungkin, saat ini Anda juga sedang mengalaminya.
World Health Organization menyebutkan terdapat tiga elemen utama dalam fenomena burnout: perasaan lelah yang hebat, tak terlibat secara emosional dengan pekerjaan/proyek yang ditangani saat ini, dan performa kerja yang menurun.
Gejala awal burnout sendiri memang mirip dengan depresi. Misalnya, Anda mulai mengandalkan minum berenergi atau kafein untuk melewati jam kantor. Anda bisa saja tidur lebih dari 7 jam, namun Anda tetap merasa kelelahan dan kosong setelah menghabiskan waktu di kantor. Jika Anda mulai mengalami gejala di atas, maka sebaiknya Anda segera menemui dokter atau melakukan perubahan gaya hidup.
Bayangkan jika Anda ditawarkan untuk mengerjakan proyek impian Anda. Mungkin Anda akan merasa bersemangat dan berdebar-debar hingga tak bisa tidur. Perasaan stress dan lelah akibat tuntutan dari proyek Anda bisa mendorong daya saing dan kreativitas diri.
Namun, ketika seseorang dihadapkan dengan tekanan dan stress terus menerus, rasa lelah yang timbul bisa menumpuk. Sampai akhirnya, Anda terjaga di malam hari akibat memikirkan beban pekerjaan. Proyek yang dulunya nampak menantang bagi Anda, kini hanya terasa seperti beban dan tak menggairahkan.
Salah satu tanda lainnya adalah Anda mengaku bahwa Anda bisa bekerja lebih baik daripada yang saat ini sudah Anda hasilkan. Anda bisa saja bekerja lebih produktif, lebih kreatif, dan proaktif. Hanya saja rasanya Anda tidak memiliki motivasi yang cukup karena pekerjaan Anda saat ini tidak lagi membawa perasaan bahagia.
Menurut hasil penelitian yang dipublikasikan 2018 Gallup Study, burnout biasanya dipicu akibat perlakuan tidak adil di kantor, beban kerja berlebihan, dan ketidakjelasan mengenai peran seseorang di lingkungan kerja. Para karyawan juga merasa tertekan apabila mereka merasa tidak didukung oleh atasan mereka sendiri.
Siobhan Murray, seorang psikoterapis yang menulis buku The Burnout Solution, menyarankan bahwa untuk mengatasi burnout, maka seseorang harus mengenali akar dari permasalahannya. Ambil cukup waktu untuk diri Anda sendiri dan mulai lakukan hal yang bisa menyelesaikan akar permasalahan. Apapun penyebabnya, selalu ingat untuk mencintai diri Anda dan tidak selalu menekankan ekspektasi tinggi pada diri sendiri.
Technical meeting atau rapat teknis yang umumnya dilaksanakan ketika ingin menyelenggarakan acara menjadi salah satu langkah penting untuk dilakukan demi memastikan segala perencanaan berjalan dengan baik.
Umumnya, technical meeting berhubungan dengan persiapan teknis serta tata laksana untuk mempersiapkan acara. Hal ini dilakukan guna memastikan acara dapat berjalan dengan baik dan lancar.
Untuk membantu para pembaca lebih memahami topik ini, melalui artikel ini kita akan membahas secara mendalam pengertian, tujuan, manfaat, hingga tips penyelenggaraannya. Simak selengkapnya!
Technical meeting merupakan pertemuan yang dilaksanakan dengan tujuan untuk menjelaskan tata cara teknis suatu agenda dan detail sistematika acara.
Dalam bukunya berjudul Jurnalistik Sinematografi pada tahun 2021, Rusman Latief juga menjelaskan bahwa technical meeting atau rapat koordinasi dapat diartikan sebagai finalisasi segala rencana yang akan dilaksanakan, serta memastikan setiap kerabat kerja dan pengisi acara memiliki pemahaman yang sama terhadap program yang akan diproduksi.
Pertemuan ini juga bisa dilaksanakan untuk berbagai jenis penyelenggaraan, mulai dari perlombaan, acara besar, seminar, kegiatan, dan berbagai rapat besar lainnya.
Pelaksanaan rapat teknis ini memiliki tujuan sebagai sarana koordinasi antara tim atau klien, saling memberikan pendapat, hingga berdiskusi terkait segala kendala teknis agar pelaksanaan acara lancar dan mendapatkan hasil maksimal.
Adanya rapat teknis sebelum dimulainya sebuah acara juga bukan tanpa sebab dan memiliki tujuannya, antara lain:
Tujuan rapat teknis pertama adalah menyatukan visi semua pihak. Hal ini dikarenakan bahwa menjalankan sebuah acara yang baik bukanlah pekerjaan satu orang saja.
Namun, keterlibatan berbagai tim yang saling mendukung sangat diandalkan, mulai dari pencahayaan, sound system, dekorasi, dan masih banyak lagi yang masing-masing memiliki tanggung jawab berbeda.
Adanya rapat teknis ini dapat membantu dalam menyatukan visi dari setiap pihak yang terlibat. Seperti contohnya, ketika panggung acara akan dibuat, tim dekorasi dapat memastikan dengan sistem kelistrikan bagian mana saja yang tidak boleh disentuh.
Selain itu, tim acara yang mengatur alur acara di atas panggung dapat bertukar pikiran dengan tim dokumentasi agar dapat mendokumentasikan acara dengan baik melalui angle dan jalur gerak yang tidak terganggu.
Saat technical meeting, seluruh aspek teknis dibahas dengan detail. Mulai dari pengaturan ruangan, penataan meja, posisi banner, lokasi sumber listrik, penempatan kamera, sampai alur keluar masuk tamu. Bahkan hal kecil seperti siapa yang bertanggung jawab atas mic cadangan juga harus ditentukan.
Tujuannya adalah memastikan acara berjalan tanpa kekacauan. Contohnya, menghindari kabel yang mengganggu jalur tamu atau pencahayaan yang menutupi layar presentasi. Dengan pemeriksaan menyeluruh, potensi masalah dapat dideteksi dan dicegah sejak awal.
Pernah melihat sebuah acara yang awalnya mulus lalu berubah berantakan karena MC tampak ragu mengikuti alur rundown? Situasi seperti ini biasanya muncul karena tidak dilakukan simulasi saat technical meeting.
Dalam tahap simulasi, setiap tim mencoba menjalankan urutan acara seperti yang telah direncanakan. Tim dokumentasi memahami momen yang harus mereka rekam, MC mengetahui waktu yang tepat untuk memanggil bintang tamu, dan bagian lain menyesuaikan tugasnya masing-masing.
Intinya, latihan bersama ini membantu seluruh tim bergerak selaras, sehingga setiap bagian acara dapat mengalir dengan baik tanpa kebingungan di tengah pelaksanaannya.
Technical meeting juga berfungsi sebagai waktu yang tepat untuk menyusun rencana cadangan apabila terjadi situasi yang tidak diharapkan.
Di tahap ini, panitia membahas berbagai kemungkinan, seperti kebutuhan genset tambahan, prosedur evakuasi tamu saat keadaan darurat, hingga penentuan orang yang bertugas pada setiap skenario. Semua langkah antisipasi ini penting agar tim memiliki panduan jelas ketika masalah muncul.
Lebih baik mempersiapkan segala sesuatu sejak awal, meskipun terasa merepotkan, daripada menghadapi kepanikan ketika acara berlangsung dan tidak ada prosedur yang siap dijalankan.
Banyak masalah dalam acara muncul hanya karena pembagian tugas tidak dijelaskan dengan jelas sejak awal. Melalui technical meeting, seluruh tim dapat menetapkan PIC untuk setiap area kerja, seperti keamanan, panggung, konsumsi, hingga dokumentasi.
Ketika pembagian peran sudah ditentukan, setiap orang tahu harus menghubungi siapa jika terjadi kendala. Hal ini membuat komunikasi jauh lebih efektif dan mengurangi risiko munculnya kebingungan di lapangan.
Dengan struktur tanggung jawab yang tertata, tidak ada lagi situasi saling menyalahkan karena semua pihak memahami perannya masing-masing dan tahu kepada siapa koordinasi harus dilakukan.
Setelah mengetahui pengertiannya, terdapat beberapa alasan mengapa technical meeting atau rapat teknis menjadi langkah penting, antara lain:
Pertama, rapat teknis digunakan sebagai sarana untuk menyamakan pemahaman, mulai dari menyampaikan informasi terkait perkembangan proyek, kendala teknis yang dihadapi, hingga menemukan solusi bersama.
Adanya partisipasi dari berbagai pihak tersebut bisa membuat segala keputusan yang diambil terkait acara yang diselenggarakan lebih tepat karena diambil dari berbagai sudut pandang dengan keahlian beragam.
Pelaksanaan rapat teknis juga dapat membantu dalam membangun kepercayaan antaranggota tim karena segala sesuatu dibahas secara terbuka dan kolaboratif, yang juga dapat mengeratkan kekompakan.
Adanya rapat teknis juga memungkinkan untuk mengidentifikasi dan mengurangi risiko kendala sejak awal, baik dalam tahapan perencanaan, pengembangan, ataupun pelaksanaan proyek.
Dengan mengidentifikasi potensi kendala lebih awal, maka anggota tim juga dapat menentukan langkah preventif yang tepat dan solusi guna mencegah munculnya kesalahan lebih besar.
Menyelenggarakan rapat teknis juga dapat membantu dalam memastikan kualitas pekerjaan teknis dari setiap anggota tim tetap terjaga dan sesuai standar dengan apa yang diharapkan dan telah ditetapkan sebelumnya.
Adanya rapat teknis juga dapat membantu dengan adanya komunikasi yang terarah dan penemuan solusi atas masalah dengan lebih cepat, yang pada akhirnya mampu meningkatkan kualitas proyek dan pengembangan tim.
Rapat teknis dapat dijadikan sebuah wadah bagi setiap anggota yang terlibat untuk saling berbagi pengetahuan, di mana selain dapat menjamin acara yang diselenggarakan berjalan dengan lancar, tiap individu bisa terus belajar dan meningkatkan keterampilan.
Dalam pelaksanaannya, terdapat beberapa hal yang dapat dilakukan dan diperhatikan untuk memastikan technical meeting berjalan dengan lancar dan mulus, antara lain:
Memastikan pengelolaan acara sudah dilakukan dengan baik sebelum melaksanakan rapat teknis.
Memastikan penyelenggara ataupun panitia yang bersangkutan dengan acara telah memahami sepenuhnya terkait kegiatan yang akan dilaksanakan.
Menjadwalkan pelaksanaan rapat teknis sesuai dengan susunan agenda yang telah tersusun dengan rapi.
Memilih pemimpin rapat teknis yang tepat agar prosesnya dapat berjalan dengan baik dan tertib.
Pada hari pelaksanaan technical meeting, pastikan juga semua pihak yang berhubungan hadir tepat waktu dan mengikuti hingga akhir.
Mengikuti susunan agenda yang telah dibuat sebelumnya agar tidak ada informasi yang tertinggal atau rapat teknis berjalan lebih lama.
Untuk memastikan rapat teknis berjalan dengan baik, pihak panitia juga dapat membuat peraturan untuk menghindari situasi yang tidak diinginkan. Berikut ini beberapa contoh peraturan yang dapat diterapkan:
Rapat teknis hanya dapat dihadiri oleh orang-orang yang diundang atau diberikan wewenang untuk masuk ke dalam ruangan.
Setiap partisipan yang ada pada rapat teknis tidak boleh membuat keributan, khususnya selama rapat teknis sedang berlangsung.
Selama rapat teknis berlangsung, alat komunikasi seperti handphone maupun gadget elektronik lainnya harus dinonaktifkan agar tidak mengganggu acara.
Ketika rapat teknis berlangsung, para peserta yang ada di dalam menjalankan diskusi dengan saling menghormati satu sama lain dan tidak menginterupsi peserta lain yang sedang berbicara.
Pihak peserta dapat mengajukan pertanyaan jika moderator sudah mempersilakan ataupun membuka sesi tanya jawab.
Jika peserta rapat teknis melanggar aturan yang telah dibuat dan dijalankan, maka sanksi teguran akan diberlakukan, dan jika teguran telah dilakukan sebanyak tiga kali, maka peserta akan dikeluarkan dari ruangan rapat teknis oleh panitia.
Ketika rapat teknis berlangsung, semua peserta dilarang untuk keluar dari ruangan meeting.
Rapat teknis bisa digunakan untuk berbagai keperluan di berbagai bidang pekerjaan, seperti:
Dalam proses pembuatan sebuah acara, penyelenggaraan rapat teknis menjadi sangat penting untuk memastikan segala aspek yang berhubungan dengan teknis telah siap dan terkoordinasi.
Umumnya pada persiapan acara sendiri topik yang di bahas pada rapat teknis sendiri berbeda-beda, mulai dari sistem akses masuk peserta, tata letak panggung hingga dekorasi, peralatan audio-visual, hingga sistem pencahayaan.
Tergantung topik pembahasannya, umumnya rapat teknis ini melibatkan tim produksi, teknisi, vendor, serta event organizer guna menyepakati hal-hal teknis guna memastikan acara berjalan dengan lancar.
Pada proses pengembangan sebuah aplikasi maupun sistem, rapat teknis juga sering kali memegang peranan penting guna membahas beberapa aspek teknis yang harus disepakati bersama.
Topiknya dapat meliputi proses review serta evaluasi source code, perbaikan error, pengembangan sistem, hingga perencanaan perilisan produk.
Prosesnya sendiri dapat melibatkan banyak pihak, seperti software engineer, QA tester, serta product manager yang masing-masing memiliki tanggung jawab dan keahliannya masing-masing.
Pada proses pembangunan, khususnya gedung-gedung tinggi, menyelaraskan pandangan antara berbagai pihak terlibat sangatlah penting.
Mulai dari sisi arsitek, insinyur struktur, kontraktor, hingga pemilik proyek tersebut memiliki sudut pandang masing-masing.
Pembahasan mencakup penyesuaian desain dengan kondisi lapangan, pemilihan material konstruksi, metode paling efisien, hingga potensi tantangan yang mungkin muncul.
Adanya rapat teknis tersebut dapat membantu setiap pihak yang bekerja menyamakan pendapat dan data serta mengurangi potensi kesalahan teknis yang dapat menimbulkan kerugian baik secara finansial maupun kesehatan para pekerja.
Agar Sahabat MyProtection tetap terlindungi, asuransi kesehatan Perlindungan Kesehatan Prima hadir untuk memberikan solusi perlindungan kesehatan untuk berbagai risiko bagi diri dan anggota keluarga dengan manfaat tambahan Saldo Prima.
Berikut ini beberapa keunggulan produk Perlindungan Kesehatan Prima:
Manfaat tambahan Saldo Prima yang memberikan penggantian atas pembelian vitamin atau obat-obatan tanpa perlu melakukan perawatan Rawat Inap atau Rawat Jalan.
Santunan tunai harian Rawat Inap di Rumah Sakit untuk penjamin pertama oleh BPJS Kesehatan.
Pilihan Manfaat Rawat Inap dan Rawat Jalan sesuai kebutuhan
Pembayaran klaim secara cashless di lebih dari 1.000 Rumah Sakit di Indonesia
24 jam Contact Center dan Case Monitoring
Layanan eksklusif Personal Medical Assistance
Laporan perhitungan klaim via email
Setelah mengetahui pengertian hingga tips penyelenggaraannya, rapat teknis juga dapat memberikan banyak manfaat bagi kelancaran proyek ataupun pengembangan produk, seperti:
Adanya rapat teknis yang mendorong diskusi terbuka terkait berbagai isu teknis dapat memberikan penyelesaian masalah yang lebih cepat.
Hal ini didukung oleh adanya sudut pandang dari berbagai pihak yang terlibat sehingga solusi terkait permasalahan ataupun pengambilan keputusan juga dapat terjadi dengan lebih cepat.
Penyelenggaraan rapat koordinasi juga dapat membantu dalam meningkatkan efisiensi kerja para anggota tim, karena segala hal teknis akan lebih terorganisir dan tanggung jawab setiap orang akan menjadi lebih jelas.
Rapat teknis sendiri juga dapat bermanfaat dalam meningkatkan komunikasi antara anggota tim yang terlibat di dalam proyek tersebut.
Adanya komunikasi memungkinkan agar segala isu teknis dapat terhindar dan penyamaan pemahaman tiap orang terkait tujuan serta progres proyek.
Dalam rapat teknis, terdapat beberapa tantangan yang harus diwaspadai agar dapat berjalan dengan lancar, seperti:
Demi menjaga kelancaran rapat teknis, situasi yang kondusif sangatlah krusial agar informasi dan berbagai aspek teknis yang berhubungan dengan acara dapat disampaikan dengan baik.
Hal ini dapat terjadi jika perencanaan rapat teknis yang kurang matang sehingga pada akhirnya meeting berakhir ricuh dan tidak teratur.
Untuk menghindari hal ini terjadi, sahabat MyProtection dapat memulai dengan menyusun agenda rapat teknis yang terstruktur dan rapi agar tidak ada informasi yang terlewatkan.
Selain itu, sebagai panitia, kamu juga dapat mengundang perwakilan ataupun orang-orang yang memang memiliki kepentingan saja terkait penyelenggaraan acara untuk menghindari terlalu banyak kepala di dalam ruangan.
Perencanaan yang kurang juga dapat menyebabkan tempat pelaksanaan rapat teknis tidak memadai, yang pada akhirnya menimbulkan tantangan saat pelaksanaannya.
Dengan memastikan berapa banyak orang yang akan hadir, baik dari pihak panitia maupun peserta, tempat pelaksanaan rapat teknis dapat dipersiapkan dengan baik.
Ruangan yang sempit atau tidak memadai dapat mengganggu berjalannya rapat teknis serta membuat pihak panitia maupun peserta menjadi tidak nyaman. Untuk mencegahnya, pastikan jumlah partisipan yang datang telah disesuaikan dan dimaksimalkan dengan baik.
Partisipan yang tidak lengkap dalam technical meeting juga dapat menjadi kendala untuk memastikan acara dapat berjalan dengan baik karena dapat terjadi misinformasi ataupun kurangnya informasi seputar hal-hal teknis yang harus diketahui.
Jika informasi penyelenggaraan rapat teknis diberitahukan dari jauh-jauh hari, maka baik pihak panitia dan peserta dapat lebih memiliki kemungkinan besar menghindari jadwal bentrok.
Jika masih terjadi, opsi lainnya, panitia dapat meminta perwakilan dari peserta lain untuk menghadiri rapat teknis agar tidak ada informasi yang tertinggal.
Untuk memastikan rapat teknis juga berjalan dengan lancar, hal-hal teknis seperti mikrofon mati, speaker tidak berfungsi, ataupun proyektor tidak terhubung dengan baik dapat dihindari dengan cara melakukan pengecekan sebelum rapat teknis dimulai.
Kendala teknis tersebut bukanlah hal yang jarang terjadi, oleh sebab itu dengan melakukan langkah antisipasi seperti melakukan pengecekan sehari sebelum pelaksanaan meeting ataupun beberapa jam sebelumnya, hal tersebut dapat terhindar.
*PT Lippo General Insurance Tbk berizin dan diawasi oleh Otoritas Jasa Keuangan.
